Administrar o tempo: uma arte essencial

Melhoria na produtividade e menos tensão no cotidiano fora e dentro do escritório são resultado de atenção, organização e disciplina.

Na vida pessoal ou nos desafios profissionais, não há como negar: adquirir a habilidade de administrar o tempo é um investimento certeiro para a melhoria da qualidade de vida. A procrastinação, a falta de disciplina entre outros  dificultam a execução de tarefas e criam o chamado efeito bola de neve: problemas simples se acumulam e acabam se transformando em verdadeiros tormentos. Este e outros fenômenos ganham ainda mais força e visibilidade nos dias atuais. “Vivemos em uma era de excessos: muita informação, muitas atividades, muitas demandas e exigências. Se não nos conscientizamos e adotamos uma postura criativa e proativa na relação com o nosso tempo, encontramos cada vez mais dificuldades para concretizar os nossos planos e metas”, explica a coach, palestrante e facilitadora em treinamentos organizacionais Márcia Rizzi  em entrevista à Integração, onde atua como professora. E, se na vida pessoal os prejuízos são consideráveis, na carreira eles podem comprometer investimentos financeiros e até impedir que projetos atinjam os seus objetivos, colocando o profissional em situação delicada e comprometedora.

Para começar a observar a questão do tempo com mais assertividade, o primeiro passo é identificar as principais atitudes capazes de provocar atrasos, desperdícios de horas valiosas e má utilização temporal. No topo da lista, estão itens como planejamento inadequado de atividades, falta de organização e disciplina, a dificuldade em dizer não, o perfeccionismo, as falhas de comunicação e, mais uma vez, os excessos. Desses, segundo Márcia, dois merecem destaque especial: a comunicação e a capacidade de dizer não. Comunicar corretamente é fundamental ao fluxo de informação e para que as expectativas sejam claras, dinamizando a utilização do tempo e evitando retrabalhos. Já saber dizer não é a atitude básica para o estabelecimento de limites, essenciais quando o assunto é organizar as atividades diárias. Assumir mais tarefas do que se pode realizar dificulta qualquer intenção de organizar-se no tempo. Já a atitude contrária, ainda segundo a especialista, resulta em maior segurança e objetividade.

Vencer estas dificuldades pode significar uma considerável diferença na rotina diária. Quem consegue utilizar o tempo de forma racional e adequada, incluindo até momentos de descanso no meio do expediente, acaba concluindo tarefas com mais qualidade, evitando tensões e aumentando a produtividade. Márcia Rizzi reuniu algumas dicas que surgem como verdadeiros antídotos do desperdício e confusão nos minutos e horas de nossos dias. Concentrar-se no essencial e fazer primeiro as “primeiras coisas” caracterizam a importantíssima capacidade de estabelecer prioridades. Na mesma linha, a dica é, após estabelecer esta ordem de importância, realizar as tarefas em ordem decrescente – ou seja, do mais importante para o menos importante. Para não perder-se no meio dessas demandas, um conselho simples e essencial: realize uma coisa de cada vez. O controle do tempo passa por organizar as atividades, vislumbrando sua execução do início ao fim. Aí, aquele cafezinho para animar não atrapalha o cumprimento de prazos. E sobra tempo até para arrumar a mesa, gerando mais um facilitador da rotina. “Para que o hábito de gerir o tempo se perpetue, basta que se preste atenção a todos os benefícios ele traz. Assim, há um estímulo ainda maior para o desenvolvimento da disciplina”, conclui Márcia Rizzi.

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